Wybór kompleksowego narzędzia do monitorowania i zarządzania dostawcami

Organizacje korzystają z setek, a czasem tysięcy dostawców do obsługi codziennej produkcji, przepływu pracy i procesów biznesowych. Przy tak dużej liczbie dostawców łatwo jest przeoczyć szczegóły i dojść do nieporozumień. Organizacje często korzystają z systemów zarządzania dostawcami, aby pomóc w zarządzaniu wieloma relacjami z dostawcami w całym cyklu życia dostawcy.

System zarządzania dostawcami (VMS) to oprogramowanie, które pomaga organizacjom zarządzać, monitorować i optymalizować wszystkie aspekty ich relacji roboczych z zewnętrznymi dostawcami i usługodawcami. VMS jest zazwyczaj oparty na technologii (zwykle SaaS) i zapewnia ustrukturyzowaną strukturę do usprawnienia wszystkich działań związanych z dostawcą, od onboardingu po ocenę wydajności. Zapewnia to wydajność, zgodność z przepisami i ograniczanie ryzyka w całym łańcuchu dostaw, umożliwiając organizacjom bezproblemowe zarządzanie wszystkimi dostawcami w jednym wygodnym miejscu.

Dowiedz się, w jaki sposób UpGuard Vendor Risk pomaga organizacjom radzić sobie z zarządzaniem dostawcami i poprawiać stan zabezpieczeń >

Co to jest zarządzanie dostawcami?

Jako firma, zarządzanie dostawcami ma kluczowe znaczenie dla znalezienia odpowiednich i budowania silnych, wzajemnie korzystnych relacji z nimi. W ten sposób możesz kontrolować ogólne koszty, zmniejszyć ryzyko i nadal zapewniać doskonałą obsługę klienta. Obejmuje to między innymi analizę potencjalnych dostawców, pozyskiwanie ich, zarządzanie umowami i przeglądanie ich wydajności.

Niestety, wiele firm skupia się tylko na początkowych etapach zarządzania dostawcami, takich jak znalezienie najtańszego rozwiązania i podpisanie umowy. Jednak wdrożenie praktycznych ram zarządzania dostawcami oferuje wiele korzyści wykraczających poza nawiązanie relacji biznesowych.

Rodzaje zarządzania dostawcami

Każda organizacja ma do czynienia z dziewięcioma różnymi typami zarządzania dostawcami, które występują podczas każdej relacji z dostawcami. Należą do nich:

Zaopatrzenie: Wyszukiwanie i wybieranie produktów lub usług o krytycznym znaczeniu dla działalności organizacji odbywa się podczas procesu zaopatrzenia
Wdrażanie dostawców: Po wybraniu dostawcy przechodzi on przez proces wdrażania, który obejmuje dostarczenie informacji, narzędzi i wszelkich dostępów w celu aktywowania nowych dostawców
Zarządzanie relacjami z dostawcami: Przez cały cykl życia dostawcy Twoja organizacja będzie chciała pogłębić swoje relacje z nim, aby uzyskać maksymalną wartość z partnerstwa
Zarządzanie ryzykiem dostawców: Znany również jako VRM, jest to zestaw praktyk mających na celu zmniejszenie wszelkiego ryzyka, które może wystąpić za pośrednictwem dostawców, co może mieć wpływ na Twoją działalność, łańcuch dostaw lub zgodność z przepisami
Zarządzanie wydajnością: Obejmuje bieżące oceny w celu określenia, jak działają dostawcy i czy spełniają ustalone wskaźniki KPI
Zarządzanie umowami: tworzenie i realizacja umów z dostawcami, maksymalizacja wyników operacyjnych i finansowych oraz minimalizacja ryzyka
Zarządzanie zgodnością: Zapewnienie zgodności dostawcy z wymogami ustawowymi, prawnymi i technicznymi Twojej firmy
Zarządzanie umowami SLA: Zarządzanie umowami dotyczącymi poziomu usług (SLA) odnosi się do śledzenia i realizacji wszelkich warunków określonych w umowach między dostawcą a organizacją

Proces zarządzania dostawcami

Proces zarządzania dostawcami w organizacji zazwyczaj składa się z sześciu kluczowych etapów, w tym:

Badanie i wybór dostawców: Na tym etapie organizacje badają i identyfikują dostawców na istniejącym rynku, którzy są odpowiednio dostosowani do potrzeb organizacji i mogą zapewnić najlepszą wartość
Negocjacje umowy: Po wybraniu etap negocjacji umowy obejmuje zdefiniowanie warunków i środków, które ustanawiają wzajemnie korzystną i zgodną z prawem umowę z dostawcą
Onboarding dostawców: Na tym etapie dostawcy są integrowani z systemami organizacji, przechodzą szkolenia i procedury dotyczące zasad oraz ustanawiają kanały komunikacji w organizacji
Monitorowanie wydajności i zarządzanie ryzykiem: Na tym etapie organizacje mierzą wydajność dostawców w stosunku do wszelkich wskaźników KPI, jednocześnie badając proaktywne zabezpieczenia zarządzania ryzykiem
Pobieranie i przetwarzanie płatności: Ten etap obejmuje weryfikację faktur od dostawców i prowadzenie przejrzystej dokumentacji finansowej, zapewniając sprawne pobieranie i przetwarzanie płatności
Informacje zwrotne od dostawców: Na tym etapie organizacje powinny zbierać konstruktywne informacje zwrotne, które mogą poprawić relacje między dostawcą a organizacją poprzez ciągłe doskonalenie i dostosowanie

Dlaczego organizacje potrzebują systemu zarządzania dostawcami?

Jak wspomniano powyżej, zarządzanie dostawcami to coś więcej niż wybór dostawcy i monitorowanie jego wydajności w czasie. Każdy etap może obejmować wiele linii komunikacji, terminów, zadań ścieżek i nie tylko.

Oprogramowanie do zarządzania dostawcami może pomóc organizacjom w nawigacji i optymalizacji wieloaspektowej dziedziny interakcji z dostawcami i zarządzania nimi. Zapewnia to usprawnione, wydajne i ograniczone do ryzyka ramy operacyjne z ich siecią dostawców. VMS automatyzuje złożone procesy, dostarcza cennych analiz i umożliwia podejmowanie decyzji w oparciu o dane. Poniżej znajdują się dodatkowe korzyści dla organizacji, które wdrażają VMS.

Zwiększona wydajność

Rozwiązanie do zarządzania dostawcami zapewnia zautomatyzowany przepływ pracy dla wielu procesów zarządzania dostawcami, zmniejszając obciążenie pracą i zapobiegając błędom. Ponadto system VMS ze scentralizowanym pulpitem nawigacyjnym może konsultować informacje o dostawcach i dokumentować je w jednym miejscu, umożliwiając łatwy dostęp i zarządzanie dla każdej osoby w organizacji.

Lepsze relacje z dostawcami

Tak jak organizacje dążą do pozytywnych relacji ze swoimi dostawcami, tak dostawcy dążą do trwałych relacji z organizacjami, z którymi współpracują. Platforma do zarządzania dostawcami ułatwia bezproblemową komunikację między obiema stronami, zapewniając interfejs, w którym mogą współpracować, pracować nad projektami, udostępniać dane lub omawiać strategie.

Zarządzanie ryzykiem

Zarządzanie ryzykiem dostawcy jest jednym z najbardziej delikatnych etapów w procesie zarządzania dostawcami, ponieważ zapewnia, że wszystkie działania i dokumenty dostawcy są zgodne z odpowiednimi przepisami prawa i politykami organizacyjnymi. Zapewnia to ciągłość działania i zapobiega wszelkim incydentom istotnego ryzyka. VMS pomaga w tym procesie, a także może pomóc w monitorowaniu wydajności dostawcy w czasie, w tym stanu cyberbezpieczeństwa przy użyciu szablonów kwestionariuszy i warstwowania ryzyka.

Zaopatrzenie strategiczne

Platforma VMS może pomóc w porównywaniu i ocenie dostawców dla organizacji na podstawie statystyk, takich jak wydajność, ceny i niezawodność. Te analizy pomagają organizacji podejmować świadome decyzje dotyczące wyboru dostawców, negocjacji i zarządzania.

Zarządzanie kosztami

Każda organizacja powinna mieć oko na swoje wyniki finansowe, a solidny VMS pomaga organizacjom śledzić zarządzanie wydatkami, zamówieniami zakupu itp., zapewniając, że wszelkie koszty związane z dostawcami mieszczą się w przydzielonych im budżetach. Dodatkowo VMS pomaga w przetwarzaniu faktur od dostawców i zapewnia terminowe płatności. Te rozwiązania dla dostawców finansowych obejmują oprogramowanie takie jak Precoro, Quickbooks i Netsuite.

Analiza wydajności dostawców

Platforma VMS oceni wydajność dostawcy, analizując ją pod kątem uzgodnionych wskaźników KPI, identyfikując wszelkie obszary wymagające poprawy lub jeśli organizacja nie potrzebuje już usług określonego dostawcy.

Bezpieczne i zgodne z przepisami operacje

Oprogramowanie VMS oferuje bezpieczne przechowywanie danych, chroniąc wrażliwe dane przed dostawcami i organizacjami przed nieautoryzowanym dostępem i potencjalnymi naruszeniami. Platforma może również dostarczać szczegółowe dzienniki wszystkich transakcji i certyfikatów związanych z dostawcami, umożliwiając bezproblemowe audyty i zapewniając przejrzystość.

3 najważniejsze cechy narzędzia do monitorowania i zarządzania dostawcami

Organizacje poszukujące systemu zarządzania dostawcami powinny ocenić potrzeby swoich obecnych procesów zarządzania dostawcami, skalowalność i wyzwania. Każda organizacja będzie miała unikalne potrzeby biznesowe i problemy, które kierują ją do różnych platform VMS z określonymi funkcjami i narzędziami do zarządzania dostawcami. Jednak najlepsze oprogramowanie do zarządzania dostawcami powinno zawierać te trzy najważniejsze funkcje.

1. Scentralizowana baza danych

Zarządzanie operacjami związanymi z dostawcami może być złożonym i wymagającym zadaniem. VMS ze scentralizowaną bazą danych może usprawnić i zoptymalizować te procesy.

Baza danych w chmurze służy jako centralna lokalizacja dla wszystkich istotnych danych, od szczegółów umowy po wskaźniki wydajności. Takie podejście sprzyja płynnemu przepływowi informacji i umożliwia interesariuszom efektywne pobieranie, modyfikowanie i analizowanie danych dostawców. Zmniejszając silosy danych i usprawniając współpracę między działami, to scentralizowane podejście do baz danych poprawia zgodność i ścieżki audytu.

Scentralizowane bazy danych zapewniają również spójność i dokładność danych, zmniejszając ryzyko rozbieżności, które mogą wynikać z rozproszonych praktyk zarządzania danymi. Ogólnie rzecz biorąc, VMS ze scentralizowaną bazą danych nie tylko usprawnia operacyjne przepływy pracy, ale także wzmacnia wysiłki strategiczne, zgodności i zarządzania ryzykiem w ramach praktyk zarządzania dostawcami.

UpGuard Vendor Risk zapewnia pełny wgląd we wszystkich dostawców, z którymi współpracuje Twoja firma. Na naszej scentralizowanej platformie znajdziesz ciągłe monitorowanie kondycji cybernetycznej dowolnego dostawcy w Twoim systemie.

Nasza funkcja spisu dostawców pozwala kategoryzować dostawców, porównywać ich z benchmarkami branżowymi i sprawdzać, jak zmienia się ich stan bezpieczeństwa w czasie. Portfele organizują również monitorowanych dostawców według różnych przypadków użycia na osobnych listach, na których można łatwo filtrować, przeglądać i raportować wydajność dostawców w czasie.

Dowiedz się więcej o naszej scentralizowanej bazie danych w Vendor Risk tutaj >

2. Śledzenie zgodności

Kluczowe znaczenie dla organizacji ma śledzenie zgodności w ramach VMS, aby upewnić się, że wszystkie działania związane z dostawcami spełniają wymagania prawne, zasady organizacyjne i standardy branżowe. Pomaga to chronić organizację przed konsekwencjami prawnymi i utrzymać jej reputację.

Solidny system VMS oferuje narzędzia i funkcje do dokładnego śledzenia, zarządzania i raportowania zgodności dostawców z różnymi czynnikami, takimi jak jakość, bezpieczeństwo i praktyki etyczne. Konieczne jest zapewnienie, aby dostawcy dochowywali należytej staranności i przestrzegali wcześniej zdefiniowanych wskaźników zgodności w celu zminimalizowania ryzyka oraz utrzymania integralności i niezawodności dostarczanych produktów lub usług.

Dzięki aktywnemu monitorowaniu i zarządzaniu zgodnością za pośrednictwem VMS, wszelkie odchylenia są szybko identyfikowane i eliminowane, co zapobiega potencjalnym zakłóceniom lub szkodom. Ponadto, w miarę jak organizacje dostosowują się do nowych parametrów zgodności w stale zmieniającym się otoczeniu regulacyjnym, śledzenie zgodności zapewnia zgodność ze wszystkimi odpowiednimi przepisami i zasadami zarówno dla organizacji, jak i jej puli dostawców.

UpGuard Vendor Risk pomaga usprawnić śledzenie zgodności dla wszystkich dostawców dzięki naszej przyjaznej dla użytkownika bibliotece kwestionariuszy.

Przyspiesz proces wymiany kwestionariuszy, korzystając z potężnych i elastycznych narzędzi do tworzenia kwestionariuszy bezpieczeństwa UpGuard, które mogą śledzić zgodność z szeregiem ustalonych ram i przepisów bezpieczeństwa (RODO, CCPA, HIPAA itp.).

Ponadto funkcja raportowania zgodności z przepisami Vendor Risk umożliwia klientom przeglądanie własnych lub dostawców szczegółów ryzyka (w tym zagrożeń internetowych) odwzorowanych w odniesieniu do uznanych standardów bezpieczeństwa lub ram zgodności, takich jak NIST CSF lub ISO 27001.

Dowiedz się więcej o tym, jak UpGuard może pomóc Twojej organizacji w śledzeniu zgodności dostawców z przepisami tutaj>

3. Zarządzanie ryzykiem dostawców

W VMS zarządzanie ryzykiem dostawcy (VRM) służy jako istotna tarcza, która chroni ciągłość operacyjną, stabilność finansową i reputację organizacji poprzez ograniczanie potencjalnych zagrożeń i zarządzanie nimi. W połączonym ekosystemie dostawców i organizacji wszelkie zakłócenia, niezgodności lub naruszenia danych w łańcuchu dostawców mogą mieć bezpośredni negatywny wpływ na firmę.

VMS wyposażony w solidne funkcje VRM umożliwia organizacjom proaktywne identyfikowanie, ocenianie i łagodzenie zagrożeń, takich jak zakłócenia w łańcuchu dostaw, naruszenia danych lub niezgodność z przepisami, zanim staną się one poważnymi problemami. Umożliwia to firmom tworzenie profili ryzyka dla każdego dostawcy, monitorowanie przestrzegania uzgodnionych poziomów usług i norm zgodności oraz opracowywanie planów awaryjnych w celu zapewnienia ciągłości działania w przypadku zakłóceń związanych z dostawcami.

Skuteczny VRM w narzędziu do zarządzania dostawcami zapewnia, że wszystkie decyzje związane z dostawcami są podejmowane z pełnym zrozumieniem krajobrazu ryzyka dostawców, chroniąc w ten sposób organizację przed nieprzewidzianymi pułapkami i zapewniając stabilną, niezawodną sieć dostawców. Odgrywa kluczową rolę w zapewnianiu bezpiecznych, spójnych i zgodnych z przepisami interakcji z dostawcami, które są niezbędne do utrzymania i zwiększenia wydajności organizacji i zaufania klientów.

Zarządzanie ryzykiem dostawcy jest podstawą naszego oprogramowania do zarządzania ryzykiem dostawców. Zautomatyzuj przepływy pracy związane z oceną ryzyka przez inne firmy i otrzymuj natychmiastowe powiadomienia o zabezpieczeniach dostawców — wszystko w jednym scentralizowanym pulpicie nawigacyjnym.

Vendor Risk natychmiast ocenia bezpieczeństwo dostawców i zapewnia powiadomienia w czasie rzeczywistym o ich ryzyku, dzięki czemu możesz proaktywnie oceniać i korygować narażenie na ryzyko. Dostosuj i przeprowadzaj oceny ryzyka w oparciu o narażenie dostawcy na ryzyko dla Twojej firmy, korzystając ze scentralizowanego pulpitu nawigacyjnego UpGuard, a także monitoruj stan bezpieczeństwa swoich dostawców przez cały cykl ich życia.

Zapoznaj się ze wszystkimi funkcjami zawartymi w Vendor Risk tutaj >

Inne funkcje, na które należy zwrócić uwagę

Oprócz trzech najważniejszych funkcji wymienionych powyżej, przy wyborze kompleksowego narzędzia do monitorowania i zarządzania dostawcami należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

Zautomatyzowane przepływy pracy: Możliwość automatyzacji powtarzalnych zadań, takich jak przetwarzanie faktur, kontrole zgodności i komunikacja, w celu zwiększenia wydajności.
Zarządzanie umowami: Funkcje, które umożliwiają użytkownikom tworzenie, przechowywanie, zarządzanie i analizowanie umów z dostawcami, zapewniając przestrzeganie warunków i terminową obsługę odnowień.
Wskaźniki wydajności i karty wyników: Możliwości definiowania, śledzenia i oceniania wydajności dostawcy na podstawie wstępnie zdefiniowanych wskaźników wydajności oraz generowania kart wyników dostawców.
Bezpieczna obsługa danych: Ulepszone funkcje bezpieczeństwa, które zapewniają bezpieczne przechowywanie, przetwarzanie i przesyłanie poufnych danych dostawców
Raportowanie i analiza: Solidne funkcje analityczne i raportowe zapewniają wgląd w wydajność, wydatki i zgodność dostawców.
Globalna kompatybilność: Możliwość zarządzania globalnymi dostawcami, obsługa wielu walut, języków i wymagań prawnych.
Dostosowywanie: Elastyczność w dostosowywaniu VMS do konkretnych potrzeb i przepływów pracy organizacji, w tym integracji API.

Jeśli chcesz uaktualnić procesy zarządzania dostawcami w swojej organizacji, rozważ UpGuard Vendor Risk.

Vendor Risk to nasza kompleksowa platforma VRM, która pozwala kontrolować procesy zarządzania ryzykiem dostawców w Twojej organizacji. Vendor Risk pozwala zautomatyzować przepływy pracy związane z oceną ryzyka przez strony trzecie i otrzymywać powiadomienia w czasie rzeczywistym o bezpieczeństwie dostawców na jednym scentralizowanym pulpicie nawigacyjnym. Dodatkowe funkcje Vendor Risk obejmują:

Kwestionariusze bezpieczeństwa: Zautomatyzuj kwestionariusze bezpieczeństwa za pomocą przepływów pracy, aby uzyskać głębszy wgląd w bezpieczeństwo swoich dostawców
Oceny bezpieczeństwa: Natychmiast zrozum stan bezpieczeństwa swoich dostawców dzięki naszym opartym na danych, obiektywnym i dynamicznym ocenom bezpieczeństwa
Ocena ryzyka: Pozwól nam poprowadzić Cię na każdym kroku, od gromadzenia dowodów, oceny ryzyka i wnioskowania o środki zaradcze
Monitorowanie ryzyka związanego z dostawcami: Codziennie monitoruj dostawców i przeglądaj szczegóły, aby zrozumieć, jakie zagrożenia wpływają na stan bezpieczeństwa dostawcy
Raportowanie i spostrzeżenia: Biblioteka raportów UpGuard ułatwia i przyspiesza dostęp do raportów dostosowanych do potrzeb różnych interesariuszy
Zarządzanie ryzykiem związanym z osobami trzecimi: Pozwól naszym ekspertom zarządzać programem zarządzania ryzykiem stron trzecich i przydzielić zasoby bezpieczeństwa