Strategie redukcji kosztów IT {12 strategii}

Redukcja kosztów IT (znana również jako optymalizacja kosztów IT) to proces eliminowania źródeł marnotrawstwa i niskiej wartości w działach IT. Niektóre z tych strategii mają niemal natychmiastowy wpływ na budżet, podczas gdy inne pozytywnie wpływają na wyniki finansowe w perspektywie średnio- i długoterminowej.

Jednakże wszelkie redukcje kosztów wymagają starannego planowania, aby uniknąć skutków przeciwnych do zamierzonych. Zbyt radykalne decyzje ograniczające koszty szkodzą zdrowiu firmy i morale pracowników, dlatego tak ważne jest, abyś wiedział, co robisz, obniżając koszty IT.

W tym artykule przedstawiono 12 wypróbowanych i przetestowanych strategii redukcji kosztów IT, które obniżają wydatki i zwiększają opłacalność Twojego IT. Czytaj dalej, aby zobaczyć, jak CIO i CFO redukują koszty bez uciekania się do zwolnień pracowników i powodowania długotrwałych zawirowań.

Strategie redukcji kosztów IT

Firmy na całym świecie wydają średnio 7,5% swoich przychodów na IT (organizacje w USA przeznaczają na IT ok. 8,5% przychodów, podczas gdy firmy w UE utrzymują ten poziom na poziomie około 6%).

Teraz, gdy znasz już zasadne wydatki na technologię, przyjrzyjmy się, jakie strategie redukcji kosztów IT pomagają osiągnąć optymalną równowagę wydatków do przychodów.

1. Wejdź na całość w chmurze obliczeniowej

Zamień część (jeśli nie całą) infrastruktury lokalnej na zasoby w chmurze. Takie posunięcie zmniejsza lub eliminuje większość wydatków związanych z hostingiem on-prem.

Oto główne powody, dla których wdrożenie chmury jest tak opłacalne:

• Obniżone koszty infrastruktury: przejście do chmury eliminuje potrzebę posiadania lokalnego sprzętu (serwery, sprzęt sieciowy, urządzenia pamięci masowej itp.). Eliminujesz początkowe wydatki kapitałowe i zmniejszasz koszty operacyjne swojej infrastruktury.
• Opłacalne ceny: dostawcy usług w chmurze pobierają opłaty w oparciu o model cenowy typu „pay-as-you-go”, dzięki czemu płacisz tylko za zasoby, z których faktycznie korzysta Twój zespół. Skalujesz w górę lub w dół w zależności od bieżących potrzeb, aby uniknąć nadmiernej alokacji, dzięki czemu nigdy nie pozostaje niewykorzystana nadwyżka pojemności.
• Niewielka lub żadna konserwacja wewnętrzna: gdy zaczniesz korzystać z chmury, nie będziesz już tracić czasu i pieniędzy na konserwację sprzętu (monitorowanie, instalowanie poprawek, wymiana komponentów itp.). Zmniejszasz także zużycie energii na miejscu, co dodatkowo obniża koszty.

Jeśli przeniesienie wszystkiego do chmury nie wchodzi w grę, środowisko chmury hybrydowej ma również ogromny potencjał oszczędności. Architektura hybrydowa umożliwia integrację publicznych i prywatnych środowisk hostingowych w celu stworzenia najbardziej optymalnych pod względem kosztów ustawień dla aplikacji i obciążeń.

2. Kontroluj koszty chmury

Ostatnie badania pokazują, że przeciętna firma marnuje około 35% swoich całkowitych wydatków na chmurę. Istnieje kilka typowych przyczyn niepotrzebnie wysokich kosztów chmury:

• Mniej doświadczeni lub nieostrożni członkowie zespołu nadmiernie udostępniają instancje w chmurze.
• Zespoły korzystające z niezatwierdzonych zasobów w chmurze bez wiedzy i zgody działu IT.
• Brak bezpośrednich pracowników odpowiedzialnych za monitorowanie całkowitych wydatków na chmurę.
• Pracownicy, którzy uruchamiają zasoby i zapominają o ich zwolnieniu po osiągnięciu EOL.

Popraw widoczność wydatków na chmurę, aby obniżyć wydatki na IT. Skorzystaj z narzędzia do zarządzania kosztami w chmurze, które umożliwia:

• Scentralizuj zarządzanie kosztami chmury.
• Zidentyfikuj i usuń nieużywane, niezatwierdzone i nadmiernie przydzielone instancje.
• Uzyskaj wgląd w wykorzystanie chmury.
• Prognozuj przyszłe wydatki.

3. Wirtualizacja serwerów wewnętrznych

Wirtualizacja serwerów to doskonała strategia redukcji kosztów IT, ponieważ umożliwia uruchomienie wielu serwerów wirtualnych na jednej maszynie fizycznej, którą już posiadasz. Współdzielenie zasobów serwera fizycznego pomiędzy wieloma maszynami wirtualnymi (VM) pozwala uniknąć niedostatecznego wykorzystania serwerów i pomaga zaoszczędzić koszty na:

• Zakup sprzętu.
• Codzienna konserwacja.
• Pobór mocy i chłodzenie.

Pamiętaj, że pojedynczy serwer stelażowy 1U kosztuje rocznie 500 USD za energię, 500 USD za licencje na system operacyjny i 1500 USD na utrzymanie. Wirtualizacja zmniejsza liczbę wymaganych serwerów lokalnych, więc możesz albo wycofać się, albo sprzedać część swojego sprzętu. Oszczędzasz także pieniądze, zmniejszając wymagania dotyczące miejsca w serwerowni, co obniża koszty obiektu.

4. Optymalizacja procesów IT

Poszukaj możliwości poprawy efektywności i niezawodności procesów IT w Twojej organizacji. Usprawnianie i optymalizacja procesów zwiększa produktywność i zmniejsza liczbę błędów, czyli dwa kluczowe czynniki w wydatkach na IT.

Oto kilka przykładów tego, jakie procesy IT możesz ulepszyć:

• Zgłaszanie i rozwiązywanie incydentów IT (np. możesz dodać scentralizowany system zgłoszeń lub zdefiniować lepsze procedury eskalacji).
• Żądanie, zatwierdzanie i wprowadzanie zmian w systemach IT (np. możesz zdefiniować jasne zasady zmian lub wdrożyć scentralizowany system zarządzania).
• Obsługa typowych żądań użytkowników, takich jak instalacje oprogramowania lub udostępnianie kont (np. możesz utworzyć bazę wiedzy z często zadawanymi pytaniami lub opracować portal samoobsługowy).
• Przepływy pracy w cyklu życia oprogramowania (SDLC) (np. możesz zastosować CI/CD, automatyczne testowanie lub lepszy system kontroli wersji).

Usprawnianie procesów IT obniża koszty poprzez ograniczenie pracy ręcznej i liczby poprawek, które musi wykonać zespół. Poprawiasz także jakość i spójność usług IT, dzięki czemu zmniejsza się ryzyko kosztownych przestojów i zakłóceń.

5. Outsourcing usług IT

Rozważ outsourcing czasochłonnych zadań IT zewnętrznym usługodawcom lub freelancerom. Strategia ta ogranicza koszty długoterminowe poprzez:

• Usunięcie konieczności zatrudniania nowych pracowników na pełen etat lub szkolenia już istniejących.
• Umożliwienie wewnętrznemu zespołowi skupienia się na generowaniu przychodów i podstawowych funkcjach biznesowych.
• Obniżenie kosztów ogólnych (np. dodatkowa powierzchnia biurowa, sprzęt, media, świadczenia pracownicze itp.).

Oto kilka niezbędnych statystyk na temat outsourcingu personelu IT:

• Firmy doświadczają obniżki kosztów IT o 25-40% dzięki usługom outsourcingowym.
• Około 56% firm zatrudniających 100 lub więcej pracowników jako główny czynnik napędzający outsourcing wymienia poprawę wydajności.
• Ponad 78% małych firm korzysta z usług zewnętrznych w celu zarządzania niektórymi aspektami swojego IT.

Do najczęstszych obowiązków, jakie firmy zlecają zewnętrznemu zespołowi, należą:

• Obowiązki działu pomocy technicznej.
• Zarządzanie siecią.
• Rozwój oprogramowania.
• Utrzymanie infrastruktury.
• Zarządzanie cyberbezpieczeństwem.

6. Wyeliminuj niepotrzebne zasoby IT

Najszybszym sposobem na obniżenie kosztów IT jest eliminacja zbędnych zasobów. Przeanalizuj cały krajobraz IT i zidentyfikuj zasoby, które są:

• Niewykorzystany.
• Przestarzały.
• Zbędny.
• Nie jest już dostosowany do potrzeb biznesowych.

Oto kilka przykładów zasobów, które możesz wyeliminować:

• Licencje na aplikacje: Licencje na oprogramowanie lokalne i oprogramowanie SaaS należą zazwyczaj do największych wydatków firmy. Usuń nakładające się i niepotrzebne licencje, aby zmniejszyć koszty swojego portfolio aplikacji.
• Usługi i subskrypcje: identyfikuj i eliminuj niepotrzebne usługi, takie jak niezatwierdzone instancje IaaS lub hosting nieaktualnych stron internetowych.
• Aktywa związane z infrastrukturą: Zmień przeznaczenie lub sprzedaj cały niepotrzebny sprzęt (serwery, laptopy, systemy komunikacyjne, drukarki itp.), aby uniknąć kosztów związanych z konserwacją, wsparciem i aktualizacjami.
• Projekty IT: przeglądaj i ustalaj priorytety planowanych i nadchodzących projektów pod kątem wartości i pilności. Wyeliminuj wszystkie projekty o niskiej wartości i skup zespół na zadaniach, które przynoszą natychmiastową wartość.

Analiza aktywów jest także doskonałą okazją do oceny, czy na rynku dostępne są tańsze lub bardziej opłacalne alternatywy.

7. Standaryzuj swoje IT

Standaryzacja zmniejsza koszty IT poprzez poprawę ogólnej wydajności i zmniejszenie złożoności. Oto obszary Twojego IT, które warto ujednolicić:

• Sprzęt: standaryzacja sprzętu (np. komputerów stacjonarnych, laptopów, serwerów, sprzętu sieciowego itp.), aby uprościć procesy zaopatrzenia i wsparcia. Standaryzowana infrastruktura prowadzi również do lepszej skalowalności i kompatybilności.
• Systemy operacyjne i oprogramowanie: standaryzacja systemów operacyjnych i aplikacji upraszcza wdrażanie, zarządzanie poprawkami i pomoc techniczną dla użytkowników.
• Zasady IT: ustaw standardowe zasady (dotyczące tworzenia kopii zapasowych danych, zarządzania hasłami, korzystania z oprogramowania, bezpieczeństwa w chmurze itp.), aby zwiększyć spójność w całej organizacji. Jasne i ustandaryzowane wytyczne zmniejszają ryzyko błędów i nieefektywności prowadzących do dodatkowych kosztów.
• Konfiguracje: standaryzacja konfiguracji sieci (np. protokołów sieciowych, schematów adresowania IP, konwencji nazewnictwa itp.) upraszcza zarządzanie i rozwiązywanie problemów.
• Dokumentacja: standaryzuj całą dokumentację i platformy wiedzy, aby skrócić czas i wysiłek wymagany do udostępniania informacji i wdrażania nowych członków zespołu.

Standaryzacja pomaga także przeciwdziałać ryzyku Shadow IT (wykorzystywanie nieautoryzowanych urządzeń i aplikacji), jednej z najczęstszych przyczyn luk w zabezpieczeniach i wysokich kosztów IT.

8. Korzystaj z oprogramowania typu open source

Poinstruuj swój zespół, aby w miarę możliwości korzystał z oprogramowania typu open source, aby uniknąć początkowych kosztów zakupu oprogramowania i rocznych wydatków na jego utrzymanie. Najnowsze raporty sugerują, że firmy oszczędzają do 3% swojego budżetu IT, przechodząc z aplikacji komercyjnych na aplikacje typu open source.

Oprócz uniknięcia wysokich kosztów licencji na oprogramowanie, narzędzia typu open source zazwyczaj mają aktywne społeczności. Społeczności te zapewniają bezpłatne wsparcie w zakresie:

• Bieżące aktualizacje.
• Poprawki błędów.
• Poprawki bezpieczeństwa.

Oprogramowanie typu open source zapewnia również dostęp do kodu źródłowego. Jeśli Twój zespół posiada niezbędną wiedzę, możliwe jest dostosowanie aplikacji do potrzeb Twojej firmy i dalsze zwiększenie efektywności kosztowej.

9. Wykorzystaj BYOD, aby obniżyć koszty

Bring Your Own Device (BYOD) to polityka umożliwiająca pracownikom korzystanie z urządzeń osobistych w celach związanych z pracą.

Ostatnie badania pokazują, że firmy oszczędzają do 3150 USD na pracownika rocznie dzięki BYOD. BYOD prowadzi do tak dużej redukcji kosztów IT z następujących powodów:

• Oszczędności na sprzęcie: BYOD eliminuje potrzebę zakupu i utrzymywania dużego zapasu urządzeń będących własnością firmy. W rezultacie można uzyskać znaczne oszczędności w kosztach zakupu i wymiany sprzętu.
• Mniejsze zarządzanie urządzeniami: BYOD oznacza, że pracownicy są odpowiedzialni za urządzenia służbowe. Zmniejszono obciążenie związane z zarządzaniem urządzeniami, ponieważ dział IT nie jest już odpowiedzialny za aktualizacje oprogramowania i rozwiązywanie problemów.
• Niższe koszty konserwacji: Ciężar napraw urządzeń BYOD spoczywa na właścicielach lub producentach, dzięki czemu obniżasz koszty wsparcia IT.

Oprócz oszczędności kosztów BYOD zwiększa także produktywność pracowników. Ludzie czują się bardziej komfortowo i zaznajomieni ze swoimi urządzeniami, co często prowadzi do wzrostu wydajności.

10. Renegocjuj Warunki z Dostawcami Usług

Renegocjacja umów z dostawcami usług internetowych, dostawcami i innymi usługodawcami to kolejna skuteczna strategia redukcji kosztów IT. Renegocjacja umów z dostawcami umożliwia firmom obniżenie bieżących opłat średnio o 10 do 30%.

Przed rozpoczęciem renegocjacji należy zawsze przeprowadzić analizę rynku. Przeglądaj alternatywy i porównuj oferty różnych dostawców usług internetowych, dostawców i usługodawców. Skorzystaj z tych propozycji, aby uzyskać wgląd w aktualne stawki rynkowe i wykorzystać je podczas negocjacji, aby zapewnić korzystniejsze ceny.

Renegocjacja umów to także doskonała okazja do przeglądu i aktualizacji umów o gwarantowanym poziomie usług (SLA) zawartych z dostawcami. Dostosuj poziom usług do wymagań biznesowych i w dłuższej perspektywie dalsza redukcja kosztów.

11. Podejmij pracę zdalną

Umożliwienie zespołowi pracy zdalnej wiąże się z szeregiem korzyści związanych z oszczędnościami, takimi jak:

• Ograniczona przestrzeń biurowa: praca zdalna zmniejsza zapotrzebowanie na przestrzeń biurową. Mniej wydajesz na czynsz, media, materiały biurowe, konserwację itp.
• Oszczędności na infrastrukturze: Pracownicy zdalni korzystają z własnych urządzeń i połączeń internetowych, co ogranicza potrzebę zapewniania przez firmę kosztownego sprzętu i infrastruktury sieciowej.
• Brak kosztów dojazdów: Praca zdalna eliminuje wydatki na dojazdy dla Twoich pracowników.
• Wzrost morale: oferowanie pracy zdalnej zwiększa satysfakcję pracowników, więc spodziewaj się lepszych wskaźników retencji. Wysoka retencja zmniejsza również koszty rekrutacji i szkoleń związane z dużą rotacją pracowników.

Najnowsze badania sugerują, że firmyoszczędzają do 11 000 dolarów na każdym pracowniku, który rozpoczyna pracę zdalną dwa do trzech dni w tygodniu. Tak wysoki wynik wynika z niższych kosztów wynajmu, zwiększonej produktywności i niższej rotacji pracowników.

12. Wykorzystaj w pełni automatyzację

Automatyzacja powtarzalnych, czasochłonnych i podatnych na błędy procesów to doskonała strategia redukcji kosztów IT z kilku powodów:

• Zespół przestaje koncentrować się na zadaniach o niskiej wartości i angażuje się w bardziej wartościowe działania.
• Automatyzacja umożliwia realizację zadań szybciej i przy mniejszym zużyciu zasobów.
• Eliminujesz wąskie gardła, zmniejszasz zależność od konkretnych pracowników i zapewniasz spójną realizację zadań.
• Zmniejszasz prawdopodobieństwo błędów, które prowadzą do kosztownych błędów lub niepotrzebnych przeróbek.

Ostatnie badania pokazują, że 59% firm, które zdecydowały się na automatyzację, zgłasza obniżkę kosztów IT nawet o 30%. Oto kilka przykładów procesów, które warto zautomatyzować, aby obniżyć codzienne koszty IT:

• Wdrożenia i konfiguracja infrastruktury.
• Tworzenie, modyfikacja i usuwanie kont użytkowników oraz uprawnień dostępu.
• Procesy tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania (planowanie regularnych kopii zapasowych, weryfikacja integralności danych, odzyskiwanie plików w przypadku utraty danych lub awarii systemu itp.).
• Monitorowanie infrastruktury, aplikacji i urządzeń sieciowych.
• Reagowanie na przestoje serwera, wysokie wykorzystanie zasobów lub naruszenia bezpieczeństwa.
• Łatanie i aktualizacja aplikacji i systemów operacyjnych.
• Rejestrowanie, routing i śledzenie incydentów i problemów IT.
• Hasło resetuje się.
• Udostępnianie i zarządzanie środowiskami testowymi (tworzenie i replikowanie środowisk, wdrażanie danych testowych, automatyzacja wdrażania aplikacji testowych itp.).
• Generowanie i dystrybucja raportów i analiz.

Skorzystaj ze strategii redukcji kosztów IT, aby zmniejszyć wydatki i poprawić wyniki finansowe

Niektóre strategie wymienione powyżej mają niemal natychmiastowy wpływ na budżet i przynoszą szybkie wygrane. Inne wymagają trochę czasu, aby wywrzeć wpływ. Skorzystaj z tego artykułu, aby ocenić, które strategie redukcji kosztów IT są najbardziej sensowne dla Twojej firmy i zacznij obniżać wydatki na IT, aby uwolnić więcej środków na rozwój biznesu, generowanie przychodów i innowacje.